WMS e logistica: come un Software WMS ti trasforma il magazzino

Ovvero, come l’investimento in un software WMS sia in grado di ritornarti sotto forma di efficienza ed efficacia nella tua gestione logistica.

Dalla carta ai fogli excel, e dai fogli excel ai programmi software, fino ad oggi, con le innovazioni proposte dall’industria 4.0: il tragitto percorso dalle best practices logistiche e inventariali all’interno delle aziende è vario e oggi sembra aver preso una strada molto promettente, a vantaggio del risparmio di tempo e risorse per l’azienda che sceglie di innovare.

In questo articolo ci concentriamo sulla tecnologia RFID e sulle sue molteplici applicazioni, con un focus sui suoi impieghi nella logistica di deposito delle aziende. Prima, però, analizzeremo nel dettaglio questa tecnologia, il suo funzionamento e i componenti necessari per le aziende che scelgono di dotarsene.

Quando parliamo di tecnologia WMS, ci riferiamo ad un “Warehouse Management System”, ovvero “Sistema di Gestione del Magazzino”. Non è raro, infatti, che gli acronimi WMS e SGM siano spesso utilizzati come intercambiabili.

Il WMS è un programma che aiuta le aziende a gestire le operazioni di magazzino, dal momento in cui un prodotto (che sia un semilavorato, una materia prima o un prodotto finito) vi entra fino al momento in cui lo stesso prodotto ne esce – comprese tutte le movimentazioni dello stesso prodotto che avvengono tra questi due momenti.

Il WMS, quindi, può aiutare colui che in azienda ha interesse ad ottenere una visione per così dire “dall’alto” del business, incluso l’inventario e tutti i movimenti nei trend di vendita.

Cominciamo col dire che gli applicativi WMS sono di diversa natura e tipologia; anche le modalità di implementazione possono variare molto da software a software.

Senza lasciarci scoraggiare dall’apparente confusione, ci basta fare una prima categorizzazione tra i WMS che lavorano stand-alone e WMS che al contrario sono parte integrante (o integrata) dell’ERP aziendale. Ovvio che i WMS stand alone ti offriranno una visione “parziale” del business, in quanto per l’appunto non conoscono tutto ciò che sta avvenendo fuori dal recinto del magazzino. Le soluzioni integrate all’ERP sono generalmente preferite rispetto alle soluzioni stand-alone, se non altro perché nel primo caso abbiamo la possibilità di gestire in maniera centralizzata e orizzontale i dati che dal WMS confluiscono nell’ERP e viceversa.

Il WMS può anche essere configurato per rispondere a requisiti specifici derivanti dalla natura dell’azienda: un’azienda e-commerce, ad esempio, utilizzerà un WMS con funzioni diverse rispetto a quello che potrebbe adottare un negozio fisico; ancora, la configurazione può variare in base al prodotto: un’azienda di produzione e distribuzione di componenti d’arredo presenterà necessità diverse rispetto ad un’azienda di produzione nel settore lattiero-caseario.

In ultimo, la complessità dipende in larga misura dal fabbisogno di controllo che l’azienda intende avere sui dati: è sufficiente abbinare il WMS a tecnologie come l’RFID o l’NFC per tenere traccia in tempo reale di praticamente ogni cosa all’interno del magazzino.

Veniamo al cuore pulsante di quest’analisi: una carrellata di operazioni frequentemente svolte in magazzino esaminate dal duplice punto di vista “con software WMS” e “senza software WMS”. Abbiamo preso come riferimento il nostro Paddy Picking WMS per dare un’idea più concreta delle funzionalità e dei benefici.

Ricevimento merce

Senza WMS: quando la merce raggiunge lo stabilimento, in genere l’operatore addetto controlla e spunta su carta la congruenza della consegna. Successivamente, consegna agli uffici preposti il DDT di consegna con eventuali annotazioni e gli amministrativi caricano la merce in entrata direttamente da software ERP. Nel processo descritto vengono coinvolti differenti reparti e persone; risulta indispensabile l’utilizzo di carta e penna, non si ha la certezza della spunta in quanto non vengono utilizzati codici a barre; nel caso di merce a peso variabile e con lotti e scadenze, le operazioni sono complesse e lunghe poiché tutte queste informazioni devono essere passate al setaccio, confermate e comunicate tra i diversi operatori addetti.
Con WMS: in presenza di un WMS, nel momento in cui la merce raggiunge il magazzino, l’operatore seleziona dal proprio terminale il fornitore, visualizza la lista informatizzata con quantità in arrivo, utilizza i codici a barre e chiude l’ingresso merce. Con un’unica operazione vengono effettuate operazioni di check merce in ingresso e carico amministrativo del magazzino (o magazzini). Inoltre è possibile informatizzare operazioni intermedie quali accettazione e posizionamento merce così da rendere ancora meno impegnative tali attività, e dedicare gli operatori a mansioni a più elevato valore aggiunto.

Stoccaggio merce

Senza WMS: solitamente, senza un WMS risulta onerosa la mappatura degli spostamenti interni delle merci (da area ad area; da cella a cella e così via). Senza WMS queste operazioni non vengono considerate o, se lo sono, prevedono uno scarico manuale di un’area logistica ed un ricarico manuale di un’altra area logistica. Operazioni effettuate con carta e penna, senza l’ausilio di codici a barre e con il coinvolgimento di differenti addetti di varie aree funzionali aziendali.
Con WMS: in presenza di un WMS, potranno essere mappati molto semplicemente gli spostamenti interni, le ubicazioni ed i trasferimenti tra aree differenti fisiche e logiche. Le missioni di magazzino potranno essere libere o rispettare input provenienti da ERP quali: liste di input produttivo, liste di trasferimento in stoccaggio, reintegro dei vani di picking con abbassamenti dai vani di stock. Altri vantaggi derivanti dall’utilizzo del WMS sono la possibilità di stampare codici ubicazioni e il poter creare o modificare vani e percorsi preferenziali per rendere definitivamente più veloci le operazioni successive.

Picking merce

Senza WMS: il prelievo merce senza WMS presenta differenti gap di efficienza ed efficacia aziendale, ovvero: utilizzo della carta; gestione della preparazione di ordini per cliente effettuando passaggi ciclici all’interno del deposito, con grande dispendio di tempo; inutilizzo dei codici a barre e contestuale elevata possibilità di errore in presa merce; per la gestione di molti ordini, necessità di ulteriore personale; gestione manuale della tracciabilità della merce (lotto, scadenza, peso variabile) senza l’utilizzo di QRcode o EAN128; impossibilità di ottimizzazione dei percorsi in deposito; ritorno della carta di logistica negli uffici amministrativi per il carico manuale e trasformazione dei dati in documenti amministrativi.
Con WMS: implementando un WMS; è possibile eliminare la carta e il lavoro manuale degli uffici amministrativi, in quanto i flussi di uscita sono informatizzati e pronti alla trasformazione in documenti accompagnatori merce; le missioni di presa merce possono essere gestiti in liste aggregate per zona, consegnatario e così via, abbattendo i tempi di preparazione e sopprimendo le attività cicliche in magazzino; con l’utilizzo dei codici a barre, QRcode ed EAN128 si abbattono gli errori e diventa possibile prelevare automaticamente lotti e scadenze qualora richiesti; le liste di picking possono essere ordinate e seguire percorsi preferenziali correlati alla mappatura di deposito o ad attività prioritarie; in chiusura, si possono gestione tutte le informazioni accessorie come colli, bancali, note, riferimenti, tempi di esecuzione e via dicendo.

Spedizione merce

Senza WMS: gestione cartacea e controlli visivi sono obbligatori senza l’ausilio del WMS. Con una tale modalità, l’esattezza delle informazioni e dunque delle procedure è delegata al livello d’attenzione impiegato dagli operatori interessati:
Con WMS: possibilità di effettuare livelli di controllo dedicati alle spedizioni e aggregati per vettore/spedizioniere; analisi delle uscite e resi bancali EPAL; stampa segnacolli, SSCC.

Controllo e analisi back-office

Senza WMS: il controllo e le analisi di back office sono lasciati al caso;
Con WMS: implementando un WMS nasce la possibilità di un controllo capillare e scientifico di tutte le operazioni di deposito per data ora, utente, magazzino, ragione sociale, quantità, item e via dicendo; diventa possibile ottenere immediatamente una reportistica direzionale con indicatori e KPI di magazzino; è disponibile la tracciabilità documentale e di giacenza; si può controllare in tempo reale lo stato di ciascuna operazione di magazzino (missioni aperte, chiuse, in esecuzione, e così via).

Come già accennato, collegando un WMS a dispositivi fisici e/o sensori integrati nei prodotti o nei semilavorati, aumenta esponenzialmente il livello di controllo che l’azienda può esercitare sull’intera supply-chain.

Non solo: questi dispositivi, raggruppati sotto ciò che oggi chiamiamo Internet of Things (IoT), fanno sì che l’azienda possa assicurare la produzione e la distribuzione della giusta quantità di prodotti al giusto luogo, al giusto prezzo e nel momento giusto, trasformando la logistica aziendale da push a pull.

Un magazzino che adotta una logistica push lo conosciamo tutti: qui la logistica dipende strettamente dalle previsioni che l’azienda effettua relativamente alle vendite, spesso basate sui dati storici. Tutto ciò che si discosta da tali previsioni (e solitamente si discosta) viene gestito “sul momento”, causando così le inefficienze che tipicamente riscontriamo: ritardi, colli di bottiglia, errori nell’evasione degli ordini e così via.

Una logistica di tipo pull, invece, bisogna immaginarla come collegata alla domanda del mercato: all’aumentare/diminuire della domanda, il magazzino attrezzato con WMS e IoT riesce a rispondere in modo flessibile grazie all’interconnessione persone-cose, con un flusso informativo che diventa istantaneo.

Alcuni esempi di IoT applicato alla logistica è il vision-picking, il picking per mezzo di occhiali smart che permettono all’operatore di annullare i tempi di consultazione della documentazione cartacea e del tracciamento dei lotti dei prodotti. O ancora, i varchi RFID, che permettono un immediato tracciamento di tutto quanto vi passa al di sotto (che sia dotato di tag RFID). Ancora, “semplici” guanti-scanner che permettono di ridurre i tempi di scansione e gli errori: solo per dare alcuni numeri, indossando un guanto IoT piuttosto che impegnare una mano per mantenere il classico scanner, l’operatore arriva a risparmiare fino a 6 secondi per scansione, abbattendo gli errori di scansione del 33% (dati di KFI per il dispositivo ProGlove).

Se ancora la tua azienda non sta sfruttando i benefici di un WMS, probabilmente è arrivato il momento di fare il salto. Come visto fin qui, si tratta una risorsa preziosa e alla portata di tutti i collaboratori impegnati nella logistica aziendale, in grado di migliorare l’efficienza della supply chain, abbattere i costi riducendo gli sprechi e rendere il lavoro più scorrevole e sereno (migliorando il clima aziendale grazie all’allentamento della pressione sugli operatori in magazzino).

Allo stato attuale, un sistema WMS in cloud può offrire funzionalità alle PMI che cercano maggiore efficienza nella logistica senza per questo sopportare grossi costi di set-up iniziali.
Con procedure di movimentazione più efficaci e un controllo di “tutto ciò che si muove”, anche la piccola azienda arriva ad ottimizzare gli spazi di stoccaggio, incrementare l’efficienza del picking e garantire prontezza ed accuratezza nelle spedizioni.

Un WMS, è vero, richiede uno sforzo iniziale di adozione, inteso come sforzo di abituarsi a cambiare il modo in cui le cose si sono sempre fatte: in cambio, già nel breve periodo ha l’effetto di trasformare il business rendendolo efficiente e davvero responsive nei confronti del mercato.