Il picking nella logistica di magazzino: le linee guida e il software giusto per semplificarlo

Questo articolo ha lo scopo di sviscerare tutte le informazioni più importanti sull’attività detta “picking”, svolta all’interno dei magazzini e aree produzione delle aziende. Ne approfitteremo, inoltre, per darti alcuni suggerimenti utili a svolgerla al meglio e faremo un accenno finale alle potenzialità del nostro software, progettato apposta per il picking.

La parola Picking, se vogliamo essere precisi, fa riferimento alla sola attività che, all’interno dei magazzini delle aziende, prevede un prelievo di merci (materie prime, semilavorati o prodotti finiti) da una unità più grande (ad esempio un pallet).

Più in generale, però, quando parliamo di picking, possiamo riferirci a tutto l’insieme di attività che hanno a che fare con la logistica di deposito: si va quindi dall’attività di accettazione e controllo merce, alla definizione dell’ubicazione della merce in vani di picking o di stock (a seconda che successivamente quella merce debba essere ripresa oppure debba rimanere per un periodo più o meno lungo in quella posizione), alle operazioni di presa e prelievo delle merci sul percorso preferenziale, alla gestione dei codici a barre, alla gestione dei pesi variabili… Insomma, le operazioni racchiuse nella parola picking così come in genere viene intesa, sono davvero molte.

Esiste un legame solidissimo tra gli ordini che in azienda vengono elaborati e le operazioni di picking.

A questo punto, una piccola digressione è d’obbligo: quando parliamo di “ordini”, ci riferiamo sia agli ordini del ciclo attivo, che a quelli del ciclo passivo.

Con i primi, gli ordini del ciclo attivo, facciamo riferimento agli ordini che arrivano dai clienti e che quindi determineranno una uscita di merce dal magazzino a seguito della produzione o dell’approvvigionamento.

Gli ordini del ciclo passivo, invece, si riferiscono agli ordini che dall’azienda sono stati effettuati nei confronti dei fornitori, e che quindi determineranno un ingresso di merce in magazzino (e relativo stoccaggio, movimentazione interna, posizionamento a scaffale e così via).

E dunque, qual è la relazione tra il picking di magazzino e gli ordini?
Come abbiamo visto, gli ordini del ciclo passivo faranno sì che della merce ad un certo punto si presenterà alle porte del magazzino aziendale, che quindi dovrà essere gestita in qualche modo. Quando invece parliamo di ciclo attivo (e quindi ordini da parte dei clienti), l’azienda dovrà predisporre tutte le operazioni necessarie affinché tutte le richieste possano essere approntate nel modo corretto.

In relazione a queste due attività, si ha il manifestarsi di una serie di criticità molto diffuse nell’ambito della gestione logistica e che quindi meritano una descrizione dettagliata.

Ecco qui tutti gli aspetti più importanti che si devono tenere sotto controllo costante, quando si tratta di gestire i flussi di merce in entrata e in uscita riguardanti il magazzino.

La contemporaneità delle operazioni di magazzino è la prima criticità che riteniamo utile descrivere.

Immagina per un attimo due magazzinieri: se uno dei due sta preparando la merce o sta svolgendo qualsiasi altra operazione, l’altro magazziniere ne deve essere al corrente, in qualunque momento.

Se entrambi i magazzinieri, inconsapevoli, si trovano a lavorare contemporaneamente sulla stessa missione (si chiamano così le operazioni che vengono svolte all’interno del deposito relative o all’approntamento della merce per la spedizione, oppure all’accettazione della stessa) è chiaro che siamo in presenza di una asimmetria informativa grave, che da luogo a dispendio di tempo, energie, accavallamento di operazioni svolte dagli operatori e così via. In sostanza si verificheranno inefficienze che non fanno bene né al deposito, né tantomeno all’azienda.

Di conseguenza, tutti gli operatori di magazzino devono essere messi nelle condizioni di conoscere in qualunque momento le missioni su cui stanno lavorando i loro colleghi.
Inoltre la chiusura di una specifica missione è una operazione che deve essere svolta da un unico operatore e una sola volta, per ragioni di certezza.

Ogni magazzino presenta caratteristiche differenti sulla base dei prodotti commercializzati o realizzati.

Nel caso delle aziende alimentari, per esempio, è necessario essere scrupolosi nel tracciamento di tutte le caratteristiche e di tutte le movimentazioni della merce all’interno del magazzino, sia per il rispetto delle normative, sia per far fronte ad esigenze informative dei clienti, della produzione, o di enti sovraordinati esterni. In quest’ultimo caso diventa estremamente importante la gestione scrupolosa di lotti, scadenze e date di produzione.

Nel caso di un’azienda industriale, un attributo indispensabile da collegare alle merci gestite potrebbe essere la “matricola” in quanto essa, insieme al codice di prodotto, crea una univocità dello stesso e permette di collegare quella matricola allo specifico cliente, per avere un tracciamento effettuato nel modo corretto, anche nel flusso post-vendita. Questo tracciamento diventa utile per gestire in contemporaneità prodotti diversi destinati a clienti diversi, prodotti simili (ma non uguali) destinati a clienti diversi, prodotti diversi destinati ad uno stesso cliente e così via: la confusione che potrebbe originare da queste situazioni è tanta, ma deve essere soppressa ad ogni costo. L’ordine e la precisione nella gestione di queste informazioni metteranno l’azienda nelle condizioni di gestire tutte le esigenze informative che possono manifestarsi nel post-vendita.

La “ventilazione” fa riferimento all’attività con cui l’operatore di magazzino assegna le merci, prodotte o approvvigionate, ad uno specifico cliente o destinatario. Quando si tratta di azienda di produzione, succede spesso che in magazzino arrivi dall’area produzione un flusso continuo di merci che dovrà essere letteralmente spacchettato tra i clienti che ne hanno fatto richiesta.

Se poi consideriamo che la ventilazione può avvenire in base a un’aggregazione per postazione predefinita o aggregata per consegnatario/spedizioniere, le cose si fanno molto più complesse.

La criticità, in questo caso, è fare in modo che i flussi di merci in arrivo dalla produzione siano organizzati e ventilati nel più breve tempo possibile e in totale assenza degli errori tipici che si verificano in questa attività (es. viene confusa una referenza per un’altra, dando luogo a disservizi nei confronti dei clienti).

La “ventilazione” fa riferimento all’attività con cui l’operatore di magazzino assegna le merci, prodotte o approvvigionate, ad uno specifico cliente o destinatario. Quando si tratta di azienda di produzione, succede spesso che in magazzino arrivi dall’area produzione un flusso continuo di merci che dovrà essere letteralmente spacchettato tra i clienti che ne hanno fatto richiesta.

Se poi consideriamo che la ventilazione può avvenire in base a un’aggregazione per postazione predefinita o aggregata per consegnatario/spedizioniere, le cose si fanno molto più complesse.

La criticità, in questo caso, è fare in modo che i flussi di merci in arrivo dalla produzione siano organizzati e ventilati nel più breve tempo possibile e in totale assenza degli errori tipici che si verificano in questa attività (es. viene confusa una referenza per un’altra, dando luogo a disservizi nei confronti dei clienti).

Siamo una software-house specializzata in soluzioni software che facilitano all’estremo il lavoro delle persone che in un’azienda lavorano in mobilità: merita quindi un accenno il nostro Software di punta per la gestione della logistica di deposito: Paddy Picking.

Lo abbiamo appena visto: gli operatori di magazzino, probabilmente, sono tra coloro che in azienda necessitano di uno sforzo organizzativo maggiore per poter fare bene il proprio lavoro.

Con Paddy Picking, tutte le criticità che hai letto nel paragrafo precedente vengono gestite con una facilità estrema dall’operatore, perché:

1. ogni operatore riceve messaggi in tempo reale sulla gestione in contemporanea di una missione da parte di un suo collega, ovunque egli si trovi;
2. ogni operatore, in un’unica schermata intuitiva e progettata apposta allo scopo, visualizza tutte le informazioni essenziali relative alle referenze che sta per movimentare (lotti, codici prodotto, descrizioni, ubicazione, giacenze, unità di misura, pesi, scadenze e così via).
3. In maniera automatica, la merce da ventilare, contraddistinta da un codice UDC (unità di carico), viene suddivisa in base ai fabbisogni da servire;
4. il sistema WMS Paddy definisce in modo impeccabile e in autonomia il miglior percorso che l’operatore deve seguire nelle sue missioni all’interno del magazzino, con conseguente risparmio di tempo e fatica.
5. In caso di definizione della mappatura di magazzino, sarà il sistema WMS Paddy Picking a tenere traccia delle giacenze sui vani di picking e ad avvertire il personale in tempo reale sulle eventuali necessità di rimpiazzo della merce.

Abbiamo progettato Paddy Picking allo scopo di ottimizzare le operazioni della gestione logistica. Il software gode di una usabilità estrema e altamente intuitiva anche da parte di coloro che sono poco avvezzi all’utilizzo di software e tecnologie in genere.

Queste caratteristiche sono supportate dal fatto che il sistema WMS di Paddy Picking lavora su sistema operativo Android, attualmente presente nella stragrande maggioranza dei dispositivi mobili di uso quotidiano (smartphone e tablet).