La Raccolta Ordini: cos’è, come funziona e come facilitarla con il giusto software per gli agenti

Questo articolo ha lo scopo di sviscerare tutte le informazioni più importanti sull’attività di raccolta ordini, le sue maggiori criticità e soprattutto alcuni suggerimenti perché tu la possa svolgere al meglio. Nella parte finale, approfittiamo per fare un accenno alle potenzialità del nostro software, progettato proprio per la raccolta ordini e per abbatterne tutte le difficoltà.

Come dice la stessa locuzione, la “raccolta ordini” (spesso chiamata “prevendita”) fa riferimento proprio all’attività con cui un’azienda effettua la raccolta di ordini relativi a prodotti commercializzati, nei confronti dei propri clienti o potenziali clienti.

Nella raccolta ordini abbiamo quindi due parti in gioco: gli agenti, e i clienti. Gli agenti hanno il compito di recarsi dai clienti e raccogliere ordinativi di prodotti: se il cliente sceglie di acquistare, la consegna non si verifica in quello stesso momento, come invece avviene nell’attività di tentata vendita. Questo perché la raccolta ordini non prevede che l’agente si sposti insieme al mezzo di trasporto con dentro i prodotti da vendere, ma soltanto con un supporto su cui appuntare gli ordini dei clienti, che solo in un momento successivo verranno evasi dall’azienda.

Per come l’abbiamo descritta, la raccolta ordini sembra un’attività semplice, quasi banale. In realtà, nasconde un folto insieme di criticità: se gestite bene, queste possono rappresentare un vantaggio competitivo nella forza vendita dell’azienda. Al contrario può succedere, come succede in molti casi, che la poca organizzazione della rete vendita costituisca un freno alla crescita dell’intera azienda. Vediamole!

Un aspetto essenziale in un’azienda chiamata a gestire la rete vendita e i clienti, è sicuramente la gestione e potenziale personalizzazione delle attività promozionali nelle loro diverse forme (sconto secco in % con sell-in/sell-out, sconto massimo, kit omaggio, per esempio “5+2” e così via).

L’attività promozionale è senza dubbio una leva potente per un’azienda che vuole gestire il proprio parco clienti distinguendosi dai concorrenti, premiando la clientela maggiormente fidelizzata.

La criticità, in questo caso, sta nel fatto di dover esporre a ogni singolo componente della rete vendita, tutto il set di informazioni personalizzato in maniera chiara, intuitiva e senza possibilità di errore. Un set di informazioni non corretto potrebbe portare a danni economici per l’azienda (sconti promessi, ma che non erano previsti, sconti previsti ma non concessi e così via). Il tutto si ripercuote, a seconda del caso, sul cliente finale o sull’azienda stessa.

Altro aspetto cruciale per un’azienda che gestisce una rete vendita è quello di far visualizzare agli agenti di vendita le situazioni debitorie dei clienti in maniera immediata e chiara.

La corretta gestione della situazione finanziaria dei clienti è il carburante che assicura la prosecuzione della gestione caratteristica aziendale, garantendo un cash flow costante e puntuale.
Inoltre, il fatto che l’agente abbia sempre sotto mano la situazione debitoria e creditoria del cliente, è utile (per esempio) ad interrompere l’attività di prevendita verso clienti che si dimostrano in una situazione debitoria da più tempo del dovuto oppure oltre il fido concesso.

Aspetto chiave per l’attività di prevendita è quello di dotare gli agenti di un catalogo immagini completo e dettagliato.

Il catalogo permette alla rete vendita di far visionare al cliente il prodotto con tutte le relative caratteristiche visive (colore, packaging, formato, caratteristiche tecniche etc.), che possono risultare appetibili sotto-forma di immagini più di quanto possano esserlo se spiegate dall’agente a parole.

Tenere sotto controllo – su ogni cliente e per ogni sua referenza solitamente ordinata – gli storici di vendita con relative informazioni (sconti effettuati, omaggi concessi, quantità effettivamente consegnate etc.) è senza dubbio la marcia in più che porta una rete vendita ad essere moderna ed efficiente, proprio grazie al fatto di essere “data driven”.

Gli storici di vendita consentono all’agente di analizzare in modo preciso eventuali anomalie negli acquisti fatti dal cliente: potrebbe essere che qualche concorrente gli stia vendendo lo stesso prodotto al posto tuo? Oppure potrebbe essere che il prodotto presenta delle anomalie che il cliente per qualche ragione non riferisce all’agente.

Infine, con uno storico dettagliato degli acquisti effettuati dal singolo cliente, l’agente che effettua la raccolta ordini arriverà alla visita periodica pronto per creare una proposta sugli articoli che più spesso quello specifico cliente acquista.

La visita puntuale e costante nel tempo ad un cliente rappresenta una delle attività centrali che la rete vendita dovrebbe effettuare.

La gestione delle informazioni relative al giro visita impostato dalla sede centrale, permette all’azienda di non trascurare nessuno dei suoi clienti, in quanto questi ultimi verranno visitati in maniera organizzata e puntuale da parte del venditore.

Quando si effettua un’attività di raccolta ordini, è necessario trasmettere questi ordini in azienda affinché possa verificarsi la produzione del prodotto ordinato o la predisposizione di quest’ultimo per la consegna al cliente.

Molto spesso, questa è l’attività che causa maggiori problemi e disorganizzazione in azienda, specialmente quando gli ordini vengono gestiti su carta o con software che non sono collegati al gestionale aziendale che si occupa del loro smistamento. Il fatto di avere una raccolta ordini informatizzata ma non collegata al sistema centrale aziendale, non snellisce tutte le attività di data entry relative agli ordini.

Un sistema moderno di raccolta ordini connesso all’ERP aziendale e che prevede un flusso continuo di informazioni verso l’azienda e dall’azienda verso gli agenti, determina vantaggi innegabili: l’azienda può scrollarsi di dosso l’onere di dotarsi di un collaboratore che si occupa di raccogliere gli ordini (raccolti a loro volta dagli agenti) e organizzare tutti i susseguenti processi (produzione, predisposizione per la spedizione, tempi di consegna, priorità e così via). Inoltre, in presenza di un sistema interconnesso per la gestione degli ordini, gli agenti possono concentrarsi sul loro lavoro di vendita pura, delegando all’eventuale software tutto il lavoro scomodo di contorno.

Siamo una software-house specializzata in soluzioni software Android che facilitano all’estremo il lavoro delle persone che in un’azienda lavorano in mobilità.
Meritano quindi un accenno i nostri Software di punta per la raccolta ordini in Android: Paddy Order, per le aziende che hanno una rete vendita, e Paddy Order 2C, per il singolo agente che cerca un vero braccio destro nella sua attività di vendita quotidiana.

Con i software Paddy Order, infatti, tutte le criticità che hai letto nel paragrafo precedente vengono gestite con una facilità estrema dall’agente di vendita, perché:

• l’agente ha a disposizione in maniera immediata tramite la visualizzazione di diverse tipologie di alert, tutte le tipologie di canvas promozionali definiti dall’azienda, insieme alle loro modalità di applicazione.
• A corredo dell’alert, che indica la presenza di una promozione su una specifica referenza, l’agente ha a disposizione tutte le informazioni descrittive del caso (data di inizio e data di fine della promozione, descrizione della scontistica e della merce, omaggiabilità etc.);
• Paddy Order prevede una intera funzionalità dedicata alla gestione delle situazioni finanziare del cliente. L’agente può analizzare e condividere con il cliente finale tramite e-mail e altri strumenti di condivisione (whatsapp, telegram etc.) lo scadenzario analitico di quest’ultimo. Lo scadenzario a sua volta contiene tutte le informazioni sulle partite contabili in questione (fattura o nota credito, data di emissione, data di scadenza, importo, se il documento è scaduto o meno con alert semaforico).
  L’incasso della partita contabile può avvenire in maniera totale o in acconto e con la possibilità di definire la modalità di incasso (contante, assegno con relativi dati, POS etc.). È prevista, inoltre, la possibilità di effettuare un pagamento cumulativo (paga tutto) e sarà lo stesso Paddy Order a ripartire il totale sulle varie partite contabili, in modo del tutto automatico;
• Paddy Order prevede la visualizzazione delle referenze in griglia per immagine, con la possibilità di effettuare un ingrandimento a schermo intero e consultare le immagini come si fa in genere con la galleria fotografica degli smartphone. L’usabilità è estremamente semplice.
• Paddy Order prevede per ogni cliente, e relativamente ad ogni referenza, informazioni di storico vendite completamente personalizzabili, con la selezione delle informazioni utili all’agente (es. date di passaggio e vendita del prodotto, quantità acquistate, prezzo e scontistica applicata, quantità ordinata e quantità effettivamente consegnata, quantità omaggiata etc.).
• Paddy Order prevede, con dei semplicissimi alert semaforici automatici, la gestione automatica del giro visita. I clienti con il semaforo verde sono quelli da visitare e il software li ordina automaticamente presentandoli in cima alla lista affinché godano di priorità.
• Paddy Order vanta una integrabilità estrema con la stragrande maggioranza degli ERP aziendali. In questo modo, appena l’agente conferma l’ordine e gli incassi, questi vengono immediatamente trasmessi in azienda ed elaborati, senza la necessità che l’agente debba recarsi in sede e senza la necessità di elaborazione manuale da parte del personale di back office.
• Paddy Order prevede una funzionalità (definita “report”) in cui l’agente, selezionando tramite calendario un qualsiasi intervallo temporale, può ottenere una visualizzazione consuntiva o analitica del volume di ordini e incassi effettuati sui diversi clienti in quell’intervallo di tempo.